Vyúčtování záloh u pronájmu bytu: Jak to funguje v ČR 2025

Chcete vědět, proč vám pronajímatel po roce pošle účet, kde máte doplatit tisíce korun, nebo vám má vrátit peníze? Nebo se ptáte, jestli vůbec máte nárok na vrácení přeplatku? Vyúčtování záloh u pronájmu bytu není jen formální papír. Je to právní povinnost, která může ušetřit nebo stát tisíce korun - a zároveň může vést k velkým konfliktům, pokud se s ní nepracuje správně.

Co je vlastně vyúčtování záloh?

Když se podepisujete na nájemní smlouvu, platíte měsíčně nájemné. Ale to není všechno. Vedle nájemného platíte i zálohy za služby - za teplo, vodu, elektřinu, odpad, údržbu budovy, pojištění atd. Tyto částky nejsou fixní. Každý měsíc je platíte jako odhad, protože skutečné náklady se mění podle spotřeby, cen a počtu obyvatel.

Vyúčtování je prostý výpočet: sečtete všechny skutečné náklady za rok a odečtete od nich součet všech měsíčních záloh, které jste zaplatili. Pokud jste zaplatili víc, dostanete peníze zpět. Pokud jste zaplatili méně, doplatíte. Jednoduše. Ale v praxi to často není tak jednoduché.

Co musí vyúčtování obsahovat?

Není dostačující jen napsat: „Doplácejte 3 200 Kč.“ Zákon č. 67/2013 Sb. (ZPB) říká jasně: vyúčtování musí být úplné a přehledné. Každá položka musí být rozepsaná:

• Skutečná výše nákladů za teplo, vodu, elektřinu, odpad, údržbu budovy apod.
• Částka, kterou jste zaplatili jako zálohy za každou službu v průběhu roku.
• Rozdíl - přeplatek nebo nedoplatek.
• Podklady, na kterých se výpočet zakládá (např. účty od dodavatele, měření spotřeby).

Pokud vám vyúčtování chybí některou z těchto informací, máte právo požadovat doplnění. A to nejen ústně - musí to být písemně. A pronajímatel je povinen poskytnout kopie účtů nebo měření, pokud o to požádáte.

Kdy musí být vyúčtování doručeno?

Nejčastější chybou je zpoždění. Zákon stanovuje přesné lhůty:

1. Zúčtovací období je nejvýše 12 měsíců (nejčastěji kalendářní rok).
2. Pronajímatel musí vyúčtování doručit nájemci nejpozději do 4 měsíců od konce tohoto období.
3. Finanční vyrovnání (doplatek nebo vrácení) musí být provedeno nejpozději do 4 měsíců od doručení vyúčtování.

Tedy pokud zúčtování pokrývá rok 2024, musíte ho dostat nejpozději do 30. dubna 2025. A pokud máte doplatit, musíte ho zaplatit nejpozději do 31. srpna 2025. Pokud vám má být vráceno, peníze musí být na vašem účtu do téhož data.

Pokud se to nestane, máte právo požadovat nápravu. A pokud se pronajímatel vyhýbá, můžete se obrátit na soud. Podle právníků z kanceláře Sustal & Legal je zpoždění vyúčtování považováno za porušení smluvní povinnosti - a to může být i důvodem pro ukončení nájemní smlouvy.

Jak se stanovují výše záloh?

Zálohy nejsou náhodné. Zákon říká, že je nejprve třeba dohodnout v nájemní smlouvě. Pokud tam nic není, pronajímatel je určí na základě:

• Skutečných nákladů z minulého roku,
• Nebo předpokládaných nákladů na základě aktuálních cen.

Je důležité: zálohy lze jednostranně měnit. To se liší od nájemného, které nelze zvýšit bez souhlasu nájemce. Pronajímatel může zvýšit zálohy, pokud například vzrostly ceny energií. Ale musí vás o tom písemně informovat a dát vám možnost se na to připravit.

Praktická rada: Nechte si ve smlouvě napsat přesně, jaké služby jsou zálohované a jak se jejich výše počítá. Například: „Záloha za teplo je 1 200 Kč měsíčně, vypočtená na základě nákladů za rok 2023.“ Tím si předcházíte nedorozuměním.

Co můžete kontrolovat?

Mnoho nájemců si myslí, že musí jen platit. Ale máte právo kontrolovat. Pokud vám vyúčtování přijde podezřelé, můžete požádat o:

• Kopii účtů od dodavatele energie nebo vody,
• Podklady k měření spotřeby (např. čtení spotřebičů),
• Postup, jak byly náklady rozděleny mezi byty v domě.

Pronajímatel je povinen tyto dokumenty poskytnout do 5 měsíců od konce zúčtovacího období. To znamená, že pokud zúčtování pokrývá rok 2024, musíte mít možnost si vše zkontrolovat do 31. května 2025.

Podle průzkumu Asociace českých pronajímatelů z roku 2023 62 % nájemců neví o tomto právu. To je důvod, proč se tak často objevují nepřesnosti - lidé nevědí, že mohou požadovat důkazy.

Co se změnilo v roce 2025?

Od 1. ledna 2024 platí nová vyhláška č. 253/2023 Sb., která upravuje, jak se rozdělují náklady na vytápění a teplou vodu. Teď musí být náklady rozdělovány podle skutečné spotřeby - tedy podle individuálních měřičů tepla. To znamená, že pokud jste šetřili energii, nemusíte platit za to, co spotřebovali vaši sousedé.

Od 1. ledna 2025 můžete dostávat vyúčtování i elektronicky s digitálním podpisem. Pokud jste s tím souhlasili, nemusí vám být posílán papírový dokument. To je rychlejší a bezpečnější.

Od 1. ledna 2026 by měla vstoupit v platnost novela ZPB, která zavádí povinnost elektronického vyúčtování pro pronajímatele s více než 10 byty. To znamená, že větší vlastníci budou muset používat software a uchovávat vše v digitální podobě.

Co dělat, když máte přeplatek?

Někdy se stane, že jste zaplatili víc, než jste spotřebovali. Třeba jste na dovolené, nebo jste vyměnili staré topení za úsporné. Pokud máte přeplatek, máte dvě možnosti:

• Vrácení peněz na váš účet,
• Zapojení přeplatku do příštího zúčtovacího období.

Pokud si nevyberete, pronajímatel musí peníze vrátit. A to do 31. srpna po konci roku. Pokud vám nevrátí, napište mu písemnou žádost. Pokud i po ní nic nepřijde, můžete podat žalobu na soud.

Praktický příklad: Nájemkyně z Brna dostala vyúčtování za rok 2023 s nedoplatkem 4 500 Kč. Zkontrolovala účty a zjistila, že pronajímatel zapomněl odečíst zálohy za červen a červenec. Po písemné žádosti jí vrátil 2 850 Kč. Ale až po dvou měsících.

Co dělat, když máte nedoplatek?

Pokud máte nedoplatek, nezůstávejte v nevědomosti. Zkontrolujte výpočet. Je možné, že jste zaplatili zálohy, ale pronajímatel je nezahrnul do výpočtu. Nebo se změnily ceny energií a zálohy byly příliš nízké.

Právník Martin Kovařík doporučuje: „Zálohy by měly být nastaveny na 90-95 % předpokládaných nákladů. Tak se minimalizuje riziko velkých doplatků.“ Pokud vám vyúčtování přijde příliš vysoké, zeptejte se, jak byly zálohy vypočítány. Možná byly založeny na nákladech z roku 2020, kdy byly ceny energií mnohem nižší.

Nemusíte platit vše najednou. Pokud je nedoplatek vysoký, můžete požádat o splátky. Ačkoliv zákon to neříká přímo, mnoho pronajímatelů je ochotno se domluvit, pokud je žádost písemná a zdůvodněná.

Co byste měli dělat jako nájemce?

Nečekáte, až vám přijde vyúčtování. Dělejte to aktivně:

1. Přečtěte si nájemní smlouvu - zda jsou jasně uvedené zálohy a metoda výpočtu.
2. Uchovávejte všechny potvrzení o platbách záloh - alespoň 3 roky.
3. Požádejte o průběžné informace: čtvrtletní shrnutí spotřeby a porovnání se zálohami.
4. Pokud vám něco přijde podezřelé, napište písemně - ne jen zavolejte.
5. Používejte energetický průkaz budovy - pomůže vám pochopit, jaké jsou reálné náklady na vytápění.

Podle průzkumu portálu PrávoProNájemce.cz z roku 2023 pronajímatelé, kteří používají specializovaný software pro správu nájmu, mají o 45 % méně sporů. To znamená: když je vše transparentní, lidé jsou spokojenější.

Co byste měli dělat jako pronajímatel?

Největším problémem je nedostatečná komunikace. 68 % pronajímatelů říká, že největší problém je, že nájemci nevědí, jak se zálohy počítají.

Řešení je jednoduché:

• Uveďte ve smlouvě všechny položky, které jsou zálohované - včetně toho, co není zahrnuto.
• Posílejte nájemcům čtvrtletní přehledy spotřeby.
• Používejte standardizovaný formulář vyúčtování.
• Uchovávejte všechny doklady po dobu 3 let.
• Poskytněte energetický průkaz při uzavření smlouvy.

Nejde jen o zákonnost. Jde o důvěru. A důvěra znamená méně sporů, méně práce a spokojenější nájemce.